教务处、学生处、招生就业处、继续教育学院，各系部（院）：

根据《中华人民共和国档案法》和学校文书档案管理办法规定，现将收缴第二批2020-2021学年档案资料有关情况通知如下：

一、档案收缴的范围及要求

请相关单位认真对照《2020-2021学年德州职业技术学院文件材料归档范围和文书档案保管期限》（附件1），将本单位在2020-2021学年产生的各类应归档材料（包括校领导签字的底稿、照片及声像等电子文件）按要求全面及时整理、归档，且纸质档案与电子档案（没有电子版的文件提供扫描件）同步移交学校档案馆。

其中，系部（院）归档内容包括：教学、科研、师资队伍建设、技能大赛、文体活动、学生管理、实习实训、创新创业、社会服务（培训）等材料纸质版，相关纸质版照片（如班级或系部集体毕业照片）、获奖证书、牌匾等，以及照片、影像等电子文件。

二、档案移交时间

2021年10月29日。

三、移交程序及考核

各单位兼职档案管理员将本单位主要负责人签字和加盖印章的档案交接目录清单（见附件2）交学校档案馆管理员审核。审核达到要求的办理移交手续。归档材料不齐全、不规范的退回重新整理，达到要求后再办理移交手续。严禁指派学生全权负责档案整理和移交工作。

联系人：袁玉平  杨爱华  李连晖

联系电话：2557539

附件：1.2020-2021学年德州职业技术学院文件材料归档范围

       和文书档案保管期限

   2.档案交接目录清单封皮

   3.卷内文件目录及卷内备考表

   4.档案整理标准

党委（院长）办公室

2021年10月13日